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東華辦公自動化系統DHCiOA

我公司有兩大主流技術平臺的OA系統:Domino平臺版本和JAVA平臺版本。

一、概述

東華辦公自動化系統(DHCi OA)采用B/S結構的工作模式,以個性化服務的門戶為基礎,以消息傳遞、信息共享、公文、工作流管理技術為核心,以先進成熟的計算機和通信技術為主要手段,提供內部網絡之間的信息交換,有效處理、協調各部門之間的工作,提高文件處理的準確性、及時性和科學性,為企事業/政府機關單位實現無紙化辦公提供完整的軟件支持,全面提高辦公效率。

二、系統特點

智能化知識管理

人性化的設計使其成為新型辦公助理,建設強大的知識庫,使知識獲得再生和增值,每位員工不斷學習和進步。

靈活性

  • DHCiOA辦公系統以單位和部門的門戶主頁方式提供了高效實用的知識管理解決方案。
  • 系統界面和欄目可隨意更改,讓用戶迅速建立起適合本單位、本部門和個人的辦公系統。
  • 靈活的角色設置、自定義群組/工作組來滿足一般或特殊的需求。
  • 設置靈活、完善的安全管理和審批機制,可靈活設置審批路徑、審批權限、子流程調用。串簽、會簽、退簽、代理一應俱全。
  • DHCiOA辦公系統以單位和部門的門戶主頁方式提供了高效實用的知識管理解決方案。

催辦督辦

系統提供在線短信提醒,以視覺、聽覺相結合的方式實現通知提醒、新郵件提醒、待辦事宜的提醒功能,以便進行催辦和督辦。

  • 自動催辦:根據設置的辦理期限,系統自動發送催辦信息;
  • 人工催辦:系統提供“催辦”按鈕,用戶根據實際情況進行人工催辦;

手機短信提醒通知

系統提供靈活的設置,系統管理員可以設置所有人員的短信功能,個人也可以根據實際情況設置自己的待辦事宜/郵件提醒。

  • 單獨發送短信:用戶可以單獨往人員(系統內部人員)或手機發送短信;
  • 系統提醒/通知群發:對通知、公文以及其他必要的通知進行群發。
  • 特殊選擇:根據實際文件需要給不同的人發送手機短信通知,如重要文件下發時,只選擇個別領導短信通知。

完善的痕跡保留功能、與Office系統無縫連接

  • 系統與Office系統無縫連接;
  • 痕跡保留:痕跡保留可以記錄文件的審批過程中每個人修改的痕跡,用不同顏色標出每個人修改、添加、刪除的文字并記錄修改的時間。

手寫簽批支持

系統支持各種手寫設備,方便領導辦公。

圖形化流程定義

系統提供圖形化流程定義及監控功能,方便用戶進行流程變更及調整,適應不同時期和不同部門的個性化需求。

嚴密的用戶權限管理

用戶的權限根據實際的人員等級確定。每次處理都會嚴格地審核操作人所具有的權限,增強了用戶文檔的安全性。

強大準確的檢索功能

能進行關鍵字的全文檢索,以便在最短的時間內搜索到相關內容,使文檔更容易管理和查詢。

對公文提供多級別檢索,包括全文檢索、標題搜索、文號搜索等檢索功能。

純B/S 結構,客戶端零維護

完全基于瀏覽器界面,安裝方便,客戶端只需安裝IE瀏覽器,且操作簡單、方便。

跨平臺、跨區域網絡辦公

服務器支持WINDOWS NT、Unix、Linux等系列,客護端支持WINDOWS系列,多套DHCiOA可組成分布式的跨區域網絡辦公平臺,外加后臺數據交換服務器和數據備份解決方案。

三、功能介紹

系統門戶劃分

系統的門戶設計分為三個級別,即:單位門戶,部門門戶和個人門戶。

  • 單位門戶
  • Java版單位門戶示意圖

    Java版單位門戶示意圖

  • 個人門戶是用戶登錄辦公平臺后首先進入的界面,是每個用戶日常面對的辦公系統的界面。用戶可根據所關心的問題自行定義此界面,包括內容設置,結構設置以及風格設置等。
  • 部門門戶是各個部門的界面,每個部門可以根據部門的實際需要來定制部門首頁,以及部門業務、部門信息、部門簡介、部門人員等部門情況。
  • 個人門戶示意圖

    個人門戶示意圖

  • 在線感知/便條
    1. 用戶登陸系統后,其他員工可獲知其在線情況
    2. 發送便條:可以給在線或不在線的人發送便條。若此人在線,可以即時收到便條,若不在線,下次登錄后可收到便條。
    3. 可選擇組發等形式同時發給多人。
    4. 可設置常用短語供發送時選擇,方便領導答復。
    5. 歷史記錄查詢:查詢便條的歷史記錄,轉入本地備份或清除等。

    在線便條系統示意圖

    在線便條系統示意圖

  • 信箱(投稿箱、意見箱等)
  • 可為各需要的部門建立投稿箱、舉報箱、意見箱、總經理信箱等各類信箱。用于員工對企業/單位的發展、建設、日常工作、學習以及生活等方面提出建議和意見。

個人辦公子系統

個人辦公系統示意圖

個人辦公系統示意圖

  • 待辦事宜
  • 在公文流轉或事務處理的每一個向下流轉的過程中,用戶通過在個人待辦事宜的超文本鏈接連接到要處理的公文上,這樣用戶只需在待辦事宜庫中查看是否有事情需要處理。待辦事宜中的信息來自公文流轉、系統提醒、通知和其它個人需要優先處理的事情。

    個人辦公系統示意圖

    待辦事宜示意圖

  • 日程安排
  • 合理有效地安排日程活動,定時或及時以某種方式(呼叫或屏幕閃爍)向秘書和領導發出提示;對有沖突的活動安排也發出提示并由領導做出決定;能跟蹤活動的進展情況并做出相應的反饋,形成日志文件,供日后查詢。

  • 通訊錄
  • 個人通訊錄存儲、管理聯系人的電子郵件地址、通信地址和電話號碼等信息,查詢簡單、快捷。

  • 出差聲明
  • 出差信息可對所有員工或指定范圍的員工以通知的形式告知;有些工作需要交出差人辦理時,系統自動提示提交人,或根據選擇把此工作自動轉交其他人。

  • 綜合信息查詢
  • 在個人門戶部分,從門戶界面上我們已經看到圍繞知識管理進行設計這一特點,用戶可以方便的獲得各類信息,提供方便的各類信息查詢方式。包括:

    1. 查詢辦公自動化信息系統內的各類公文、文件和信息;
    2. 查詢Intranet上的網站信息;
    3. 查詢Internet上的信息。
  • 個人資料庫
  • 用于保存個人有價值的各類文件、信件、網頁等。幫助用戶收集、采集所需的各項信息,并能復制到用戶本地自動進行分類、歸檔。

部門辦公子系統

部門子系統主要從部門職責、部門信息發布、部門知識數據庫、部門業務流程、部門專業業務幾個方面滿足部門應用需要。

部門業務體現的是本部門各種辦公業務的流程。包括辦公業務在流轉審批中的狀態和結束后的歸檔。

部門辦公系統示意圖

部門辦公系統示意圖

公文管理子系統

公文在辦公事務中是最繁雜、最重要的事務,DHCiOA建設了一套公文的接收、傳送、歸檔到最終查詢利用的公文檔案系統,使公文處理過程中形成了電子文件,提高部門之間彼此協同工作能力,本系統是“辦公自動化”的核心部分。

東華辦公自動化系統的公文管理包括:收文管理、發文管理、文件批示、催辦功能、流程跟蹤、文件查詢、報表打印、文件歸檔等功能。

公文管理特點:
  • 靈活的圖形化工作流定義;
  • 子流程調用;
  • 審批意見上箋/不上箋(閱讀權限)設置靈活,方便意見形成過程保密;
  • 手寫簽批支持;
  • 電子印章支持;
  • 紙介來文自動掃描功能;
  • 收文轉發文流轉;
  • 發文轉收收文流轉;
  • 文件修改痕跡保留;
  • 在線編輯附件;
  • 文件重發、補發;
  • 流程狀態調整;
  • 催辦督辦

Domino版公文流程定義示意圖

Domino版公文流程定義示意圖

Java版工作流引擎

Java版工作流引擎

Java版圖形化流程跟蹤

Java版圖形化流程跟蹤

公文狀態調整示意圖

公文狀態調整示意圖

痕跡保留示意圖

痕跡保留示意圖

手寫簽名示意圖

手寫簽名示意圖

信息服務子系統

  • 信息總匯
    • 實現對信息的靈活分類,多級管理。
    • 由指定的信息管理員發布公共信息和部門信息。
    • 查閱權限的設定。對于機密信息指定專人查閱。
    • 文件保留期限的設置。

    信息總匯示意圖

    信息總匯示意圖

    信息發布示意圖

    信息發布示意圖

    信息發布后閱讀情況

    信息發布后閱讀情況

  • BBS論壇
  • 相當于網上的公告板系統,是一個開放的討論空間,任何用戶都可以發表文章,提出問題,或回答別人的問題,是單位員工開放的交流空間。

    BBS論壇平臺系統示意圖

    BBS論壇平臺系統示意圖

日常事務管理子系統

  • 會議管理
  • 會議管理主要對計劃會議和日常會議進行管理。此系統實現會議安排的起草、審批、會議通知、會議紀要和出勤記錄管理等。

  • 會議室管理
  • 會議室是單位的一種內部資源,分配專門人員維護、管理。包括:登記會議室、會議室申請處理。

  • 車輛管理
  • 車輛管理包括車輛登記和車輛申請兩大部分。

    公務系統示意圖

    公務系統示意圖

    系統管理子系統

    • 組織機構/人員管理
      • 系統提供多級組織機構管理,并提供各種人員查詢方式。
      • 記錄員工的基本情況,為領導直接查詢人力資源情況提供了方便,為人力資源部門管理員工數據提供了方便。
      • 用戶排序。
      • 系統模塊設置示意圖

        系統模塊設置示意圖

        組織結構及人員關系示意圖

        組織結構及人員關系示意圖

      • 角色、群組定義
      • 系統提供靈活的角色、群組定義。

      • 公文定制
      • 管理員可定制公文的類型、公文格式和公文流程,系統提供若干常用模板可直接使用。

      • 信息總匯和論壇管理
      • 信息總匯和論壇均采用分級管理,每個不同的欄目都有人負責,每個欄目自己管理,系統管理員進行全面管理。

        系統權限配置示意圖

        系統權限配置示意圖

      • 電子表單
      • 電子表單提供靈活方便的表單設計工具。

        Java版電子表單示意圖

        Java版電子表單示意圖

      • 郵件服務器設置
      • 系統提供方便易用的管理設置工具,可方便的對系統進行設置、管理、統計、優化等工作。

      • 使用幫助
      • 通過幫助信息可以循序漸進的學習整個辦公自動化系統的使用,也可讓用戶在使用過程中快速查到解決問題的方法和對疑難問題的幫助。

      四、Domino版OA系統運行環境

      操作系統

      • 各種Unix系統
      • Windows 2000以上

      應用平臺系統

      • Lotus Domino/Notes 5.12以上

      五、Java版OA系統運行環境

      應用服務器

      支持WebLogic、WebSphere、Apusic、Tomcat及JBoss等各種Java應用服務器

      數據庫

      支持Oracle、SQL Server、MYSQL、DB2等各種常用數據庫

      操作系統

      支持包括Windows、Linux、各種Unix系統的主流操作系統

      郵件服務器

      Domino、Exchange、 SendMail、Qmail等支持POP3和SMTP的郵件服務器。

      六、成功用戶

        政府部門

        • 國家最高人民檢察院
        • 北京市人事局
        • 松花江遼河委員會
        • 北京朝陽人才中心
        • 國家保密技術研究所

        制造業

        • 河北首鋼遷安鋼鐵有限公司
        • 內蒙煙草公司(全省)
        • 山東中煙工程公司
        • 山西昆煙
        • 山東濟南將軍集團
        • 新鄭卷煙廠
        • 鄂爾多斯羊絨集團
        • 通遼玻璃廠
        • 徐州煙廠
        • 寶雞卷煙廠
        • 內蒙古蒙牛乳業集團公司
        • 鄭州燃氣有限公司

        醫療

        • 北京中醫院
        • 天津中醫院
        • 湖北光谷醫療保健中心
        • 廊坊中心醫院
        • 北京友誼醫院
        • 北京安貞醫院
        • 北京燕山石化職工醫院
        • 北京友誼醫院
        • 北京友誼醫院
        • 北京友誼醫院

        設計院

        • 中國石化北京設計院
        • 東北電子技術研究所53所

        電信

        • 內蒙網通(全省)
        • 山西移動通信公司
        • 中國聯通北京分公司

        電力

        • 四川華能涪江電力集團
        • 寧夏電力公司(全省)
        • 銀川水利公司
        • 北京京能熱電有限公司
        • 遼寧電力有限公司

        石油石化

        • 北京石化工程公司
        • 洛陽石化工程公司
        • 中國石化股份公司荊門分公司

        其他

        • 山西同煤塔山煤礦
        • 北京服裝進出口公司
        • 北方航空吉林分公司
        • 中體產業集團
        • 北京未來廣告公司
        • 坦克兵工程學院
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